مدیریت و رهبری موفقیت در کار

چگونه مدیری موفق شویم

چگونه مديری موفق شويم
چگونه مديری موفق شويم

در هر تشکیلات سازمان‌یافته‌ای، یک سلسله مراتب مدیریتی وجود دارد که اهداف را به‌ پیش می‌برد. یک مدیر موفق مدیری است که خود را کاملاً در پس زمینه‌ی اقدامات قرار دهد به‌جای آن‌که پر سر و صدا برخورد کند؛ و با اقداماتی اندک موجب تغییرات و تأثیراتی شگرف گردد. یک مدیر نمونه شدن فقط با انجام مسئولیت‌های قابل‌قبول رخ خواهد داد. در واقع مدیریت، یکی از دشوارترین کارهایی است که می‌توانید انجام دهید زیرا مجبور هستید بسیاری از انتظارات مردم را برآورده سازید؛ به‌طوری‌که یکی از مشاغل کمتر مقبول از سوی مردم همان مدیریت است. با وجود همه‌ی این مشکلات، ترفندهای فراوانی وجود دارند که به کمک آن‌ها به خوبی از عهده مسئولیت ها برآیید.


انگیزه دادن به زیردستان

۱- از خود سؤال کنید چرا کارمندان در محل کار جمع شده‌اند؟

چه چیزی آن‌ها را جذب شرکت شما کرده و چه ابزاری از رفتن آن‌ها به شرکت‌های دیگر جلوگیری می‌کند؟ چه چیزهایی سبب می شود بعد از یک روز دشوار یا یک هفته پر از سختی هنوز هم به خدمت در شرکت شما تعهد نشان دهند. خود را گول نزنید که تنها دلیل آن حقوق و پول است. درحقیقت بیشتر مردم چیزهای مهم‌تری از پول را دارند. به یاد داشته باشید که ارزش‌های ما در احترام‌های متقابل ارزش می‌یابند. اگر شما به علایق تیم کاری خود ارزش قائل شوید، آن‌ها نیز به ازای این رفتار نیک شما، بهترین خود را به کار می‌گیرند. از کارمندهای خود سؤالی بپرسید؛ بپرسید که برای احساس رضایت بیشتر از شغل خود، چه چیزهایی نیاز دارند؟ از صداقت آن‌ها استقبال کنید، سپس مطابق نیاز‌هایی که مطرح کرده‌اند اقدامات مناسب را انجام دهید. مواردی را مطرح کنید که برای آن‌ها اولویت و ارزش دارند. اگر دغدغه‌ی اصلی آن‌ها سلامتی است، زمان‌هایی را برای باشگاه رفتن و ورزش اختصاص دهید. اگر خانواده برای آن‌ها از اهمیت‌های اصلی است، فرصتی را که برای بردن جگرگوشه‌ی خود به مدرسه هنگام صبح و برداشتن آن‌ها از آن‌جا نیاز دارند به آن‌ها بدهید.

۲- کاری کنید که احساس بهتری نسبت به شغل خود پیدا کنند.

یک مدیر نمونه در شناسایی نقاط قوت کارمندانش ماهر است و هر از گاهی از آن، تشویق و قدردانی می‌کند. این عمل به این دلیل انجام می‌شود که هر مدیر کاربلدی می‌داند که کارمندان بانشاط، کارمندانی پر انگیزه و با بهره‌وری بالا در کار نیز خواهند بود. پس به عنوان مدیر بکوشید نکات مثبت کارمندان خود را چه در جلسات دونفره و چه در برابر دیگر کارکنان، تشویق و تقویت کنید.

۳- در جلسات با مدیر خود، به بعضی از وظایفی که زیردستان شما  به خوبی از پس آن برآمده‌اند اشاره کنید.

اگر مدیر شما در خلال صحبت‌هایش از زیردست خود تشکر کند و نامی هم از او ببرد این حس مثبت به او القاء خواهد شد که شما قدر زحمات او را دانسته‌اید و تلاش‌هایش را به گوش مدیر خود نیز رسانیده‌اید؛ و زیردست شما اقدام نیکوی شما را با بهره‌وری و تلاش مفیدتر، پاسخ خواهد داد. هر زمان که توانش را داشتید در موقعیت‌های گفت و گوی خصوصی با کارمندان خود از پروژه‌های موفق آن‌ها تشکر کنید. یک گفت و گوی دونفره هرچند کوتاه، تأثیر مثبتی روی روحیه‌ی فرد خواهد داشت که به‌دنبال آن نیز انگیزشی به‌دست می‌آید.

۴- به افراد خود بگویید که چقدر قدردان آنان هستید.

از آن‌ها بخواهید برای صرف قهوه‌ای به حساب شما، دقایقی از کار دست بکشند. در حین صرف قهوه به آن‌ها بگویید چقدر از کارشان راضی هستید. چقدر سخت کوش هستند؛ چقدر در هدایت دیگر کارکنان نقش مثبتی دارند؛ بگویید که چه قدر نظارت بر آن‌ها آسان است و نیز چه قدر منظم و وقت‌شناس هستند. آنان همیشه پاسخ مثبتی به رفتار‌های شما خواهند داد. نباید به خاطر غرور خود این حرف‌ها را تلویحاً بزنید. در‌ این‌صورت است که زیر دستان شما از اضافه کاری‌ها، لذت خواهند برد و حس خوشحالی روحی خود را با دیگران نیز تقسیم خواهند کرد.


هدف‌گذاری

۱- اهداف و وظایف را به ظاهر، زمان بر و غیرقابل(در باطن انجام شدنی) انجام جلوه دهید و با انجام زود از موعد آن، حس رضایت ایجاد کنید.

این ایده در زمینه‌های مختلفی مصداق دارد ولی مصداق بارز آن در مدیریت است. آیا بهتر است با کارمندی که هدف‌های خوش‌بینانه ترسیم می‌دارد که هیچ‌گاه به آنان نخواهد رسید باید همراهی کرد یا با کارمندی که هدف‌های بررسی شده و دقیق ترسیم می‌کند و نیز پیش از موعد مقرر از عهده‌ی انجام پروژه بر می‌آید. هرچند این موضوع فقط درباره‌ی تصور و هدف گذاریست ولی به هرحال بسیار مهم است.
با کارمندی که هیچ ایده‌ی بلند پروازانه‌ای ندارد کار نکنید. این که هدف‌های بررسی شده و دقیق ترسیم کنید به معنای آن نیست که همواره محافظه‌کارانه به انجام پروژه‌ها و هدف گذاری‌ها بپردازید. و هیچ‌گاه اهداف عالی در سر نپرورانید. مدیری که در دادن ایده‌های والاتر به کارمندانش کم‌کاری کند به کمبود جاه‌طلبی محکوم خواهد شد.

۲- مطمئن شوید که تمام کارمندان، نسبت به وظایف کاری خود، آگاهی کامل دارند.

دارا بودن برنامه‌ی کاری مشخص و از قبل تعیین شده، کارمندان را مجبور به حفظ خط مشی کاری و تمرکز بیشتر می‌نماید. صریحاً اشاره کنید چه انتظاری از هر مسئول پروژه دارید، آخرین مهلت تحویل پروژه چه زمانی است و از نتایج کاری در چه امری استفاده خواهید کرد.

۳- بازخورد‌های هدف‌گرایانه به‌کار گیرید.

هنگامی‌که کارکنان خود را، از بازخوردهای سریع برمبنای کاری که انجام می دهند برخوردار سازید این فرصت را برای آن‌ها فراهم نموده‌اید که پیشرفت کنند. در جلساتی کوچک یا دونفره جمع شوید و یک‌راست به سراغ بیان بازخورد‌ها بروید. برای بررسی این بازخوردها یک برنامه‌ی منظم و قابل اجرا تدوین کنید، چرا که با انجام این کار، زیردستان خواهند دانست که زمان برگزاری این جلسات چه مواقعی است و برای همین در میان سیل وظایف کاری خود جایی ویژه برای آن باز خواهند کرد.

۴- خود را متعهد به رعایت بالاترین استانداردها کنید.

همه‌ی ما رهبرانی را می‌شناسیم که متناوباً فریاد کشیده و با تلخی از اشتباهات در پروژه‌ها شکایت می‌کنند. شما این‌گونه مدیری نباشید. بیش از این‌که بر کارمندان خود سخت بگیرید، بر خودتان سخت بگیرید. این کار فایده مقابل را دارد: کارکنان با هدف‌ها و استانداردهایی که برای کار خود تعیین کرده‌اید آشنا خواهند شد و از شما تقلید خواهند کرد چرا که شما به نوعی الگوی آنان هستید.


محول کردن مسئولیت‌ها

۱- محول کنید.

شما مدیر کاری هستید چرا که در انجام آن تبحر و شایستگی دارید. ولی شایستگی لزوماً به این معنا نیست که همه‌ی کارها را فقط و فقط خودتان انجام دهید. در واقع وظیفه‌ی شما به عنوان مدیر این است که به زیردستان، نحوه‌ی درست انجام کارها را یاد بدهید.
از کارهای راحت‌تر آغاز کنید. به افراد خود، وظایفی محول کنید که اگر اشتباه انجام دادند نیز، قابل جبران باشد. از این فرصت استفاده کنید تا به آن‌ها یاد بدهید و خود را ورزیده‌تر کنید. سپس با گذشت زمان و با کسب شناخت بیشتر، از نقاط ضعف و قدرت خود، وظایفی دشوارتر برای آن‌ها در نظر بگیرید.
یاد بگیرید قبل از شروع به کار، بعضی از خطرات و مشکلات مسیر را به آن‌ها گوشزد کنید تا از به دام افتادن آن‌ها جلوگیری کنید.

۲- پروژه‌هایی به افراد خود بسپارید که آنان را به چالش بکشد.

به محض آن‌که افرادتان وظایف محوله را به خوبی انجام دادند و خود را اثبات نمودند، کار‌هایی را به آن‌ها بسپارید تا استعداد آن‌ها شکوفا شده و اختیارات بیشتری روی پروژه‌ی خود داشته باشند. با این کار نه‌تنها پی‌ خواهید برد که زیردستان شما چند مرده حلاج اند! بلکه آنان را به مهره‌هایی ارزشمند برای کمپانی بدل خواهید کرد.

۳- خطاهای افراد خود را گردن بگیرید.

هنگامی‌که زیردست شما مرتکب خطایی می‌شود، او را بازخواست نکنید؛ این اشتباه را خطای خود تصور کنید؛ حتی اگر به واقع خطای شما نباشد. هدفی که شما دنبال می‌کنید بناگذاری فرهنگی است که در آن زیردست شما، از ارتکاب خطا احساس گناه نکند؛ این مفهوم بسیار با اهمیتی است:
هنگامی‌که این چنین باشید کارکنان شما فرصت خلاقیت و آزمون و خطایی همیشگی خواهند داشت. افرادی که از خطاهای خود درس بگیرند در آینده هم کارکنان با لیاقت‌تری خواهند بود. کسانی که از ترس اشتباه‌کردن محتاطانه عمل کنند هیچ‌وقت قدرت اداره اوضاع در شرایط پیچیده را نخواهند داشت.

۴- از دست آوردهای زیردستان به نفع خود استفاده نکنید.

اجازه بدهید که فقط خود آن‌ها از دست آورد‌های خود استفاده کنند. این کار انگیزه آن‌ها را برای ادامه‌ی موفقیت زیاد می‌کند. یک مدیر باهوش همانند رهبر ارکستر است که به‌گونه‌ای لذت‌بخش هر نوازنده را به کار می‌گیرد تا در نهایت، موسیقی نهایی، بدون نقص اجرا شود. یک رهبر ارکستر بی‌همتا در پس همه‌ی این اتفاقات نیکو، دست دارد.
اگر شما مدیری باشید که ایده‌های کاربردی دیگر کارمندان را بدزدید و به نفع خود استفاده کنید سرانجام چه می‌شود؟ این کار شما، بدین معناست که فقط به علایق و اهداف شخصی خود اهمیت می‌دهید و به اندازه‌ای گستاخ هستید که حاضرید برای رسیدن به خواسته‌های خود، دیگران را قربانی کنید. این ذهنیتی که از شما به عنوان مدیر در کارکنان شما شکل می‌گیرد اصلاً خوب نیست و برای تشویق زیردستان، برای بهتر کار کردن، به درد نخواهد خورد.
شاید با خود بیاندیشید که مسئولیت اشتباهات دیگران را بپذیرید اما وظایف موفق آنان را به عنوان بخشی از تلاش‌های خود نپذیرید. به بیان دیگر شما در اشتباهات آنان سهیم باشید ولی سهم و اعتباری از موفقیت‌های آنان کسب نکنید. اگر مدیر با تدبیری باشید، این کار را نخواهید کرد. در واقع لازم نیست نگران به رخ کشیدن افتخارات خود باشید. مردم متوجه‌ی دست آوردهای شما خواهند بود. حتی مهم‌تر از آن، ممکن است پی ببرند که کارمندان را نیز تشویق می‌کنید و در محیط کار، خوش برخورد و فروتن هستید؛ نتیجه این است که اگر سخت کوش باشید نتایجش را هم خواهید دید.

۵- به اشتباهات خود اذعان کنید.

زمانی که اوضاع کاری بر وفق مراد شما نبود، در مورد اعمالی که می‌توانستید به‌شکلی دیگر انجام دهید فکر کنید و این موضوع را با همکاران خود در میان بگذارید. فایده این کار، این است که آنان نیز خواهند فهمید،  مدیرشان ممکن است اشتباه کند؛ و این را نیز خواهند فهمید که باید مسئولیت اشتباهات خود را بپذیرند.
هرگاه وظیفه‌ای را بعد از غلط انجام دادن، تصحیح کردید، اجازه دهید که دیگران نیز از قدم‌های مثبت شما با خبر شوند.


برقراری ارتباط به شکلی مؤثر

۱- همواره در اتاق خود را به روی زیر دستان باز بگذارید.

همیشه به آن‌ها یادآوری کنید که اگر سؤال یا مشکلی دارند می‌توانند به شما مراجعه کنند. برقراری یک راه ارتباطی مؤثر همیشه به شما این امتیاز را خواهد داد تا سریعاً از مشکلات باخبر شوید؛ و سریعاً نیز اقدام به رفع نواقص نمایید.
از آن دسته رئیس‌هایی نباشید که از روی عمد کاری می‌کنند تا کارکنان حس منفی نسبت به بیان مشکلات خود، به آن‌ها پیدا کنند تا همیشه به کارکنان سرکوفت بزنند. به‌جای این‌که طوری عمل کنید که انگار یک فاجعه رخ داده است، کاری کنید تا بفهمد این شرکت نسبت به کیفیت کارها بسیار حساس است و نیز جایی است که کارمندان می‌توانند با آرامش خاطر، بهترین خود را به‌کار بگیرند.
هیچ گاه نگرانی‌های افراد خود را بی‌اهمیت جلوه ندهید و دقت کنید که همیشه بهترین و کامل‌ترین جواب ممکن به آن‌ها داده شود.

۲- گاهی نسبت به کارکنان خود و کارهایشان علاقه نشان دهید.

لازم نیست همیشه در کار جدی باشید. گاهی در مورد احوالات آن‌ها سؤال کنید، از خودتان برای آن‌ها بگویید، و خلاصه یک ارتباط دو نفره برقرار کنید. در حقیقت مطلع بودن از شرایط زندگی که زیردست شما در خارج از محیط کار در آن است این شانس طلایی را به شما می‌دهد که بدانید چه زمانی لازم است توجه شما به کارمند مذکور بیشتر شود یا با او بیشتر راه بیایید. مثلاً ممکن است کسی به‌خاطر یک مراسم تدفین خانوادگی نیاز به مرخصی و کمی دلداری داشته باشد. اگر از احوالات زندگی کارمندان خود به‌قدر کفایت مطلع باشید و برای آن اهمیت قائل شوید، کارمندان نیز با وفاداری خود نسبت شما و شرکت شما این لطفتان را پاسخ خواهند داد.
لازم است که خطوط قرمز ارتباطی را هم بشناسید و رعایت کنید. پا را فراتر از حد نگذاشته و در مورد مسائل مذهبی، سیاسی یا ارتباطات عاطفی آنان سؤال نکنید. می توانید دوستانه برخورد کنید بدون آن‌که تهاجمی به‌نظر برسید.

۳- بازخوردهای مثبت و منفی را درهم نتنید.

به زیردست خود بگویید که در مورد نتایج عملکردی با او گفت و گو خواهید کرد. با اندکی تعریف و تمجید از او کار را آغاز خواهید کرد؛ و یکی دو مورد از نقاط قوت او را در کار بیان خواهید کرد. سپس به بیان جزء به جزء کسری‌ها و ضعف کار خواهید پرداخت، “این هفته فروش محصولات کاهش یافته.” ، “در آمد حاصله افت کرده.” به نظرتان زیردست شما کدام بخش را بیشتر از دیگری مهم می‌پندارد، بخش مثبت قضیه یا بخش منفی آن.
زمانی که شما ملغمه‌ای از نکات مثبت و منفی تحویل شنونده بدهید، لطمه خواهید دید. چرا که نیمه‌ی مثبت قضیه توسط نیمه‌ی منفی آن تحت الشعاع قرار خواهد گرفت؛ و نیمه‌ی منفی هم به‌قدر کافی کوبنده و اثرگذار نخواهد بود.(به دلیل بیان نکات مثبت) هر چند ممکن است درگیر شرایطی باشید که نیاز به بیان دو دیدگاه مثبت و منفی به طور توأماً باشید ولی بدانید که در مجموع تأثیر دلخواه را نخواهد داشت.

۴- گوش بدهید و شنونده باشید.

به مطالبی که کارمندان با شما مطرح می‌کنند توجه کنید. لزومی ندارد همیشه تنها اداره کننده‌ی جلسات باشید؛ و متکلم وحده لقب بگیرید. همواره نسبت به شنیدن نظرات به‌خصوص در شرایط زیر پذیرا باشید:
زمانی‌که کارمندان به صورتی پویا در حال بیان نظرات خود هستند؛ لازم نیست که مدام خود را وارد بحث کنید، این کار ممکن است نظریه‌پردازی را دچار مشکل و کارمندان را دچار تشویش کند.
زمانی که ممکن است حالات احساسی بر گفت و گو چیره شوند؛ بگذارید مردم احساسات خود را با کمال میل و در محیطی نظارت‌شده به زبان آورند. احساسات فروخفته پتانسیل زیادی برای تبدیل شدن به خشم دارند، خشمی که روابط کاری مثبت را نابود می‌سازد. علاوه بر آن احساساتی که به طور مناسب با آن‌ها برخورد نشود توانایی بالایی در ایجاد مداخله در بحث‌های منطقی دارند  و همه می‌دانیم که بحث‌های منطقی تکیه‌گاه اصلی محیط‌های کاری هستند.
به کارمندان خود نیز یاد دهید که هنگام بحث‌های کاری گوش شنوایی داشته باشند تا از احساسات مثبت و نکته‌های خلاقی که ممکن است بیان شوند درس بگیرند.

۵- چیزی را که گفته‌های دیگران تحویل می‌گیرید بیان کنید.

یک رئیس کار بلد نه تنها عقایدش را واضح بیان می‌کند بلکه در درست فهمیدن نظراتی که دیگران بیان می‌کنند نیز توانمند است. برای رسیدن به این توانایی می‌توانید گفته‌های مهم دیگران را در جلسه برای خود تکرار کنید. از این تکنیک هنگامی‌که مطمئن نیستید تفکرات طرف مقابل چیست استفاده کنید.
به جای این‌که از همکار خود بپرسید:”ببخشید میشه گفته‌های خود را یک‌بار دیگه تکرار کنی؟ مطمئن نیستم که همشونو فهمیدم.” بگویید: ” من اینطور فهمیدم که نظر تو اینه که می‌تونیم بهره‌وری رو با انگیزه دادن‌های مفیدتری بالا ببریم. این گفته‌ی من چقدر با ایده خودت تناسب داشت؟”

۶- سؤال بپرسید.

سؤالات چالش‌برانگیز و هوشمندانه نشان می‌دهد که شما با امواج سخنان جلسه، همراه هستید و هرجا که لازم باشد می‌توانید فکر خود را نیز به زبان بیاورید. از این نهراسید که با پرسیدن سؤال ممکن است “نادان” به‌شمار بیایید. مدیران برتر در مورد فهمیدن چیزهایی که مهم هستند علاقه نشان می‌دهند.” گاهی ممکن است زیردست‌های شما نیز از پرسیدن هراس داشته باشند، حال آن‌که سؤال ذهن آن‌ها را مشغول کرده است. شما با پرسیدن سؤال‌هایی که ممکن است برای آنان نیز مهم باشد در واقع سطح هم‌بستگی تیمی گروه را افزایش داده‌اید. تیمی که رئیسش شما و بازیکنانش، زیردستان شما هستند؛ و این ویژگی یکی از مصادیق یک مدیر برتر است.

استقبال از برابری و برابرخواهی

۱- با همه به‌طور یکسانی رفتار کنید.

بیشتر ما به اندازه‌ای که شایسته و بایسته است برابرخواه نیستیم. بیشتر اوقات ترجیح دادن و فرق گذاشتن به‌صورتی ناخودآگاه در ما شکل می‌گیرد. عموماً رفتار ما این است که بازخورد مثبت‌تری نسبت به کسانی داشته باشیم که به نوعی شبیه ما هستند و مانند گذشته‌ی ما کار می‌کنند تا کسانی که بیشترین زحمت و خدمت را در کمپانی انجام می‌دهند. در دراز مدت این افراد دسته دوم هستند که سبب رسیدن کمپانی به اهدافش می‌شوند. پس روی رفتارهای خود با دقت تمرکز کنید و دقت نمایید که تصادفاً  تغییرش ندهید، حتی اگر شما را در شرایطی قرار دهند که رفتار مثبت شما باعث عدم تأثیر آن‌ها نشود.

۲- با کارمندان خود باوقار رفتار کنید.

اگر شما با کارمندان خود، خوش‌رفتار بودید و آنان از شغل خود، احساس رضایت داشتند، این احساس خرسندی را به مشتری‌ها نیز انتقال خواهند داد و به طرز غیرقابل توصیفی، اذهان عمومی را نسبت به شرکت شما خوش‌بین خواهند کرد.
یا این که زیردست‌های شما نسبت به زیردست‌های خود نیز این حس وقار و ادب را منتقل خواهند کرد و یک فرهنگ هم‌بستگی و انسجام مثبت را در شرکت برقرار خواهند کرد.


پیروز باشید!
طراح باشی

درباره نویسنده

مهدی نعمتی

نویسنده و مترجم.

دانشجوی سال دوم رشته پزشکی...

نوشتن دیدگاه

برای نوشتن دیدگاه کلیک کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پربازدیدها