با گوگل داکس چه کارهایی می‌توان انجام داد؟

با استفاده از برنامه google docs، می‌توان گزارشات، پروژه‌ها، نکات و نوشته‌های مختلف را ذخیره کرد.
این نرم‌افزار برای کاربران این امکان را فراهم آورده است تا در مرورگر خود مدارک و اسناد خود را ویرایش کنند. افراد حتی می‌توانند همزمان در متن خود تغییراتی ایجاد کنند و بدون نیاز به نرم‌افزار دیگری آن را ذخیره نمایند.

برای انجام این کار فقط به اکانت گوگل و ۱۰ دقیقه زمان نیازمندید.

۱-ایجاد یا آپلود نوشته

برای شروع، نیاز به فایلی در گوگل داکس دارید. البته راه دیگر این است که نوشته‌های قدیمی خود را به فرمت آن تبدیل کنید. در ادامه روش ایجاد فایل و یا فرمت متن‌های دیگر به گوگل داکس آموزش داده می‌شود.

۱٫۱ ایجاد فایل جدید

برای ایجاد فایل جدید فقط کافی است مانند تصویر روی گزینه گوگل درایو کلیک کنید یا در google docs، گزینه create new document را انتخاب نمایید.

۱٫۲ تبدیل مدارک قدیمی به گوگل داکس

اگر فایل‌هایی با پسوندPDF یا فایل‌های microsoft word  و…  دارید می‌توانید آنها را آپلود کنید و به google docs تبدیل کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:

1. برنامه گوگل درایو را باز کنید
2. روی فایل مورد نظر کلیک کنید تا آپلود شود. فرمت فایل‌هایی که گوگل درایو از آنها پشتیبانی می‌کند عبارتند از :doc. Docx. Dot. Html. Txt. Odt و rtf.
3. روی فایل مورد نظر گزینه اجرا با google docs را انتخاب کنید.

اگر فایل word را در google docs ذخیره کرده‌اید، می‌توانید بدون تغییر،‌ آن را بروز رسانی کنید.
با استفاده از افزونه‌ای که در گوگل کروم وجود دارد می‌توان فایل‌های word را در مرورگر خود ویرایش کرد. همچنین می‌توان با استفاده از نرم‌افزار word، فایل خود را ویرایش نموده و تغییرات را در گوگل درایو ذخیره کرد.

۲-ویرایش فایل‌ها

بعد از ایجاد فایل جدید، می‌توان فایل‌ها را ویرایش نمود و سپس google docs بصورت خودکار آن تغییرات را در فایل شما ذخیره خواهد کرد.

۲٫۱ اضافه کردن متن و ویرایش آن
در بالای صفحه (مانند تصویر)، می‌توان نام جدیدی برای فایل خود انتخاب کرد و با کلیک بر روی صفحه، شروع به نوشتن متن مورد نظر کنید.

۲٫۲ اضافه کردن رنگ‌ها و استایل‌ها
برای تغییر رنگ صفحه و حاشیه آن،‌ می‌توان از طریق منوی File و کلیک روی  Page setup تغییرات مورد نظر را ایجاد کنید.
با استفاده از نوار ابزار (مانند تصویر)، تغییرات لازمه را لحاظ نمایید.

۲٫۳ اضافه کردن تصاویر، لینک، نمودار و…
با کلیک روی گزینه insert، به ترتیب این منو اجرا خواهد شد.
Image: با استفاده از این گزینه تصویر مناسب را از اینترنت، گوگل درایو و رایانه خود انتخاب کنید.
Link: برای اضافه کردن لینک به متن، از این گزینه استفاده نمایید.
Drawing: برای رسم خطوط و نمودار از این گزینه بهره ببرید.
Table: برای طراحی جدول، این گزینه را انتخاب نمایید.
Bookmark: با انتخاب این گزینه می‌توان درون متن، میانبرهایی اضافه کرد.
Table of contents: می‌توان بوسیله این گزینه جدولی طراحی نمود که شما را بسمت عناوین فایل راهنمایی می‌کند.

۳-به اشتراک گذاری فایل

برای ایجاد تغییرات روی نوشته خود، می‌توانید آن را به اشتراک بگذارید. دیگران می‌توانند تغییراتی که می‌خواهند را اعمال کنند و شما هم روی آن نظارت داشته باشید.

۳٫۱ با اعضای گروه اشتراک گذاری کنید
برای این کار با انتخاب گزینه share، باید gmail و مشخصات افراد مدنظر را نوشته و نوع دسترسی آنها اعم از ویرایش، کامنت گذاشتن و چگونگی مشاهده را هم مشخص کنید. افرادی  را که انتخاب می‌کنید، ایمیلی دریافت می‌کنند که حاوی لینک مطلب شماست.

۳٫۲ کامنت گذاری و پاسخ دادن
اگر امکان کار به طور همزمان با دیگران بر روی یک فایل را ندارید، می‌توانید کنار آن کامنت بگذازید تا دیگران بعدا آن را بخوانند.

1.  ابتدا بخشی را که نیاز به بازنگری دارد را انتخاب کنید.
2. روی گزینه کامنت کلیک کنید.
3. توضیحات خود را بنویسید و  روی گزینه کامنت کلیک کنید

بدین ترتیب، آنها ایمیلی حاوی کامنت شما دریافت می‌کنند و سپس می‌توانند به آن جواب دهند و گفت‌وگو را شروع کنید.

۳٫۳ برای ویرایش پیشنهاد دهید
با استفاده از گزینه suggesting، می‌توان تغییراتی را به متن اضافه کرد ولی تا زمانی که کاربر اصلی آنها را تایید نکرده، این تغییرات وارد نسخه اصلی نمی‌شوند. ابتدا از فعال بودن گزینه suggesting مطمئن شوید. تغییرات مدنظر شما با رنگ دیگری به کاربر اصلی نمایش داده خواهد شد و  روی متن‌هایی که از نظر شما باید حذف شوند، مانند تصویر خط کشیده می‌شود.

۳٫۴ با دیگران مستقیما چت کنید
اگر می‌خواهید دیگران بدون کامنت گذاشتن نظرات‌شان را به شما ارایه کنند، همانند تصویر، آیکون مشخص شده را انتخاب کنید و شروع به چت با گروه  خود کنید.

۴-پرینت یا دانلود کردن

google docs می‌تواند نمونه پرینت شده فایل‌تان را به شما تحویل دهد.
۴٫۱ فایل خود را پرینت کنید
برای این کار پس از کلیک بر روی file، گزینه print را انتخاب کنید. در این قسمت تنظیمات دلخواه خود را برای پرینت مشخص کنید.

۴٫۲ دانلود فایل
برای دانلود متن خود، از طریق منوی file، گزینه Downlad as را انتخاب کرده و فرمت مورد نظر خود را انتخاب کنید.

۴٫۳ در google docs  فایل‌های خود را کپی کنید
اگر به کرات از یک نوع فایل با طراحی ثابت استفاده می‌کنید، می‌توانید یکی از آنها را کپی کنید و به صورت تمپلیت ذخیره کنید. با این کار دیگر مجبور نیستید هربار آن فایل را ایجاد کنید. فقط کافی است بعد از ویرایش آن را مجددا در قالب یک فایل با نام جدید دخیره کنید.

از طریق گزینه file>Make a copy، می‌توانید نام جدیدی تایپ کنید و فایل خود را در قالب متن جدید ذخیره کنید.

۴٫۴ کپی فایل خود را در فالب پیوست ایمیل، یرای دیگران ارسال  کنید
برای آگاهی از نظرات دیگران و به منظور ویرایش متن توسط آنها، می‌توانید فایل را برایشان ایمیل کنید. این کار اصلِ فایل را ذخیره (Save) خواهد کرد و کپی آن را ارسال می‌نماید. برای این کار گزینه File> Email as attachment را انتخاب کرده و آدرس ایمیل  آنها را وارد نموده و فایل‌ها را ارسال کنید.